Как человеку, изо дня в день занимающемуся текстами (это и оффлайн-работа, и интернет), мне всегда интересна литература, так или иначе связанная по тематике с набором текста, документов и т. п. Читая ее, можно узнать много полезного. На днях, роясь в секретарском шкафу в офисе в поиске чего-то типа скоросшивателя, наткнулся на такую книжку:
Кузнецова А. Н., Вагенгейм Р. Н. К89 Обучение секретарскому делу: Практ. пособие. - М.: Высш. шк., 1989. - 240 с.: ил. ISBN 5-06-000267-5
Эта книга является справочным пособием для секретарей, рассказывает о правилах и обучает нюансам делопроизводства в организации.
Помимо собственно обучающего и практического материала, книга содержит и небольшую историческую справку по истории развития делопроизводства и секретарской службы в России, документации советских государственных учреждений.
Весьма любопытно. Прочитайте.
Делопроизводство дореволюционного периода в России
Делопроизводство дореволюционной России в своем развитии прошло три основных этапа:
— приказное;
— коллежское;
— исполнительное.
Приказное делопроизводство в XVI—XVII вв. оформляется в организационную систему. Приказы выступали в качестве ведомственных учреждений (Посольский приказ, ведавший вопросами внешних сношений; Поместный приказ, занимавшийся земельными делами; Разрядный приказ, осуществлявший руководство военными делами государства и т. д.), сословных учреждений (Холопий приказ, Казачий приказ и т. д.), территориальных управлений (Сибирский приказ, Малороссийский приказ и т. д.). Хозяйством царского двора ведали Приказ Большого Двора, Конюшенный приказ и др.
Несмотря на широкий круг вопросов, решаемых в приказах, в них установился единообразный процесс создания и прохождения документов.
Государственные документы XVI—XVII вв. делились на законодательные, издаваемые органами государственной власти, и документы, составляемые органами государственного управления. К первой категории документов относятся указы царей и приговоры Боярской думы, ко второй — грамоты и отписки. Между собой приказы переписывались памятями. От простых людей в приказы поступали челобитные.
Переход от приказного делопроизводства к коллежскому был обусловлен реформами Петра I, который упразднил Боярскую думу, приказы и создал коллегии. В 1720 г. Петром I был издан свод правил организации государственных учреждений, названный им Генеральным регламентом, определивший структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий.
Коллежское делопроизводство отличается от приказного обилием видов государственных документов. Законодательные и распорядительные акты государственной власти оформлялись повелениями, указами, регламентами, инструкциями, наказами, протоколами. Появилось множество форм переписки: письма, доношения, реляции (отписки), известия, требования, ведомости и пр. Для некоторых документов, таких, как дипломы, патенты, были созданы генеральные формуляры — образцы, по которым они должны были оформляться.
Очередные реформы центрального государственного аппарата проводились в 1810—1811 гг.
В 1810 г. был учрежден высший государственный законодательный орган — Государственный совет, а в 1811 г. созданы центральные органы государственного управления — министерства. Министерства имели сложную многоступенчатую структуру: они состояли из департаментов, которые делились на отделения, а отделения — на столы. В новых условиях министр являлся единоначальником, а чиновники министерства — исполнителями его указаний. В связи с этим исчезают старые формы документации и появляются новые.
Руководящие чиновники имели право получать и подписывать определенные виды документов. Сверху вниз поступали документы: от царя — манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления; от сената и других органов высшей власти — указы и предписания. Местные губернские власти рассылали указы; министры и руководящие чиновники направляли нижестоящим органам предложения, предписания, циркуляры, запросы.
Равные по положению учреждения и должностные лица обменивались между собой отношениями, сообщениями и официальными письмами, особенностью которых было личное обращение к адресату и личная подпись отправителя.
Документация советских государственных учреждений
В результате победы Великой Октябрьской социалистической революции был сломан старый буржуазно-помещичий аппарат управления. Началась работа по созданию нового, советского государственного аппарата.
На II Всероссийском съезде Советов был избран Всероссийский Центральный Исполнительный Комитет. Для управления страной съезд избрал рабоче-крестьянское правительство — Совет Народных Комиссаров. ВЦИК определял общее направление деятельности рабоче-крестьянского правительства и всех органов Советской власти в стране, рассматривал и утверждал проекты декретов и предложения, вносимые СНК, издавал собственные декреты и распоряжения.
Совет Народных Комиссаров (СНК) издавал декреты, распоряжения и инструкции.
На II съезде Советов СССР была принята первая Конституция СССР (31 января 1924 г.). Высшим органом власти Союза ССР являлся съезд Советов, а в период между съездами — Центральный Исполнительный Комитет СССР (ЦИК СССР). Президиум ЦИК СССР издавал декреты, постановления и распоряжения. ЦИК СССР образовал Совет Народных Комиссаров СССР, который был его исполнительным и распорядительным органом. ЦИК СССР издавал декреты и постановления, обязательные к исполнению на всей территории Союза ССР.
Верховный Совет СССР — постоянно действующий законодательный, распорядительный и контрольный орган государственной власти СССР. Верховный Совет СССР принимает Законы СССР и постановления. Президиум Верховного Совета СССР издает Указы и принимает постановления. Исполнительным и распорядительным органом государственной власти СССР является Совет Министров СССР, который издает постановления и распоряжения.
Местные Советы народных депутатов и их исполнительные комитеты издают решения и распоряжения, обязательные для учреждений и организаций на территории данного Совета.
Управленческая деятельность учреждения осуществляется посредством распорядительных документов. Согласно действующему законодательству и компетенции органы управления издают:
Советы Министров союзных и автономных республик — постановления и распоряжения.
Министерства СССР, союзных и автономных республик — приказы, инструкции, указания.
Государственные комитеты, комитеты и комиссии — постановления, приказы, инструкции, указания.
Главные управления и управления при Советах Министров СССР, союзных и автономных республик — приказы, инструкции, указания.
Исполкомы Советов народных депутатов, их управления и отделы — решения, распоряжения (исполкомы); приказы, инструкции, указания (управления и отделы).
Администрация предприятий, учреждений и организаций издает приказы, инструкции, распоряжения (только предприятия), указания.
Документация, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов государственного управления и подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной документацией (ОРД). Входящие в эту систему документы классифицируют:
1. По признаку специализации: общие (административные); специализированные (финансово-расчетные, плановые, статистические, юридические).
2. По назначению: организационные (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительные (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, решения); справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, списки, телеграммы, стенограммы и др.); по личному составу (приказы по личному составу, личное дело, характеристика, записки о переводе, трудовая книжка); предложения, заявления и жалобы граждан.
3. По месту составления: внутренние, внешние.
4. По наименованию: акты, уставы, положения, протоколы, инструкции, планы, приказы, распоряжения и др.
5. По количеству вопросов: простые (содержащие один вопрос); сложные (содержащие несколько вопросов).
6. По срокам исполнения: срочные и несрочные.
7. По срокам хранения: постоянного (вечного) хранения, временного хранения (до 10 лет).
8. По степени подлинности: черновики (предварительная редакция документа); подлинники; копии.
9. По технике создания: рукописные; машинописные; типографские.
10. По форме: индивидуальные (произвольная форма); типовые (текст-образец); трафаретные (часть текста документа отпечатана заранее — постоянная информация, а часть текста вписывается при его заполнении — переменная информация.
30.07.2011 г.